Wykorzystywanie pojazdów służbowych zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych przez pracowników rodzi istotne konsekwencje podatkowe, zwłaszcza w zakresie odliczenia podatku VAT. Przepisy prawa podatkowego precyzują warunki, jakie należy spełnić, aby móc odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z eksploatacją takich pojazdów. Niespełnienie tych wymogów może skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia oraz ryzykiem kontroli skarbowej.
Odliczenie VAT od pojazdów służbowych: 50% czy 100%?
Zgodnie z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi. Pełne, 100% odliczenie VAT przysługuje natomiast w sytuacji, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Oznacza to, że samochód nie może być używany do celów prywatnych.
Warunki pełnego odliczenia VAT:
Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, przedsiębiorca musi spełnić następujące warunki:
- Zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26: Informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej musi zostać złożona w urzędzie skarbowym w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem
- Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu: Szczegółowa ewidencja (tzw. kilometrówka) powinna dokumentować każdą trasę, cel wyjazdu oraz stan licznika, co potwierdza wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów służbowych.
- Wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu: Wewnętrzne przepisy firmy powinny jasno określać zasady korzystania z samochodów służbowych, wykluczając ich użycie do celów prywatnych
Udostępnianie pojazdów pracownikom a VAT:
W sytuacji, gdy pracodawca udostępnia pracownikowi samochód służbowy do celów prywatnych, pojawiają się dodatkowe obowiązki podatkowe:
- Odpłatne udostępnienie: Traktowane jest jako odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT według stawki 23%. Pracodawca powinien wystawić fakturę VAT, chyba że pracownik nie zażąda jej wystawienia.
- Nieodpłatne udostępnienie: Jeśli przy nabyciu pojazdu odliczono 50% VAT, nieodpłatne udostępnienie samochodu pracownikowi nie podlega opodatkowaniu VAT.
Kontrola skarbowa i jej konsekwencje:
Organy podatkowe zwracają szczególną uwagę na przypadki, w których przedsiębiorcy deklarują pełne odliczenie VAT od pojazdów służbowych. Kontrole mogą obejmować:
- Weryfikację ewidencji przebiegu pojazdu: Sprawdzenie rzetelności prowadzonych zapisów dotyczących tras, celów podróży oraz stanu licznika.
- Oględziny pojazdu: Fizyczne sprawdzenie stanu technicznego oraz miejsca parkowania pojazdu.
- Analizę dokumentacji: Weryfikacja faktur, umów leasingowych oraz innych dokumentów związanych z pojazdem.
Naruszenie przepisów, takie jak wykorzystywanie pojazdu do celów prywatnych mimo deklaracji o użytkowaniu wyłącznie służbowym, może skutkować:
- Koniecznością korekty odliczonego VAT: Zwrot 50% VAT odliczonego przy nabyciu pojazdu.
- Sankcjami finansowymi: Grzywny mogą sięgać nawet 720 stawek dziennych, co w skrajnych przypadkach przekracza 16 mln zł.
Parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania pracownika:
Organy podatkowe często uznają, że parkowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania pracownika wskazuje na możliwość jego prywatnego użytkowania, co ogranicza prawo do pełnego odliczenia VAT. Jednak orzecznictwo sądowe, np. wyrok NSA z 20 kwietnia 2021 r. (sygn. akt I FSK 666/18), wskazuje, że samo parkowanie w miejscu zamieszkania nie przesądza o prywatnym użytkowaniu pojazdu, zwłaszcza jeśli pracodawca wprowadził odpowiednie procedury wykluczające taki użytek.
Podsumowanie:
Aby odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem służbowym, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki formalne i faktyczne, potwierdzające wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej.
Aby skutecznie dokumentować i archiwizować dane związane ze sposobem użytkowania mienia firmowego jest telematyka – rejestracja tras za pomocą systemu GPS, które tworzą automatycznie ewidencje przebiegu pojazdów. Dodatkowo zautomatyzowane raporty umożliwiają nie tylko precyzyjną rejestrację tras i sposób eksploatacji pojazdów, ale także ułatwiają zarządzanie flotą i kontrolę zgodności z przepisami podatkowymi. Przedsiębiorcy, wykorzystując nowoczesne narzędzia telematyczne, mogą skutecznie unikać ryzyka błędów w rozliczeniach VAT oraz zabezpieczać się przed potencjalnymi sankcjami podatkowymi, optymalizując jednocześnie koszty eksploatacji floty.
Źródła zewnętrzne: pit.pl, gofin.pl oraz sip.lex.pl
Autor: Dział Doradztwa i Analiz Rynkowych Cartrack Polska
Po więcej informacji zapraszamy na www.magazyn.cartrack.pl lub do Całodobowego Biura Obsługi Klienta Cartrack Polska: 666 202 000
