Z odpowiedzi na pytania zadane firmom rodzinnym w ankiecie przeprowadzonej przez BCC na przełomie grudnia 2020 i stycznia 2021 r. wynika, że wśród wyzwań stojących przed firmą wskazywano m.in. na utrzymanie wartości firmy rodzinnej w dużej firmie i przy zmieniającej się̨ strukturze zatrudnienia pod kątem zmiany pokoleniowej. Wspieranie przez firmy rodzinne takich wartości, jak stabilność zatrudnienia i tradycja nie musi kłócić się z wdrażaniem nowoczesnych instrumentów zarządzania pracą pracowników. A tych młodszych do współpracy z firmą rodzinną z pewnością zachęci możliwość pracy zdalnej. Jak wynika z badań przeprowadzonych w 2020 r. przez PwC, co najmniej 74% ankietowanych firm planuje po zakończeniu pandemii umożliwić pracę zdalną. Aby móc skutecznie konkurować z korporacjami o młodego pracownika, firmy rodzinne powinny więc rozważyć możliwość wykonywania przez załogę pracy zdalnej, np. w modelu pracy hybrydowej.
Definicji pracy hybrydowej nie znajdziemy w obowiązujących przepisach prawa pracy. Aby przybliżyć jej sens, należy więc w pierwszej kolejności odwołać się do regulacji pracy zdalnej wynikających z aktualnego stanu prawnego. Z obecnie obowiązujących przepisów prawa pracy wynika możliwość wykonywania pracy zdalnej w dwóch formułach: jako telepracy uregulowanej w art. 67[5]-[17] Kodeksu pracy oraz jako pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U.2020, poz. 1842 ze zm.; „ustawa covidowa”).
Zgodnie z przepisami obecnymi w Kodeksie pracy od 2007 r., telepracą jest regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Przepisy regulują szereg aspektów dotyczących wdrożenia i funkcjonowania modelu telepracy. I tak, w przypadku, gdy w firmie działają związki zawodowe, warunki stosowania telepracy określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i organizacjami związkowymi. Gdy porozumienia takiego nie uda się wypracować, zasady telepracy pracodawca określi w regulaminie. W większości firm rodzinnych nie działają związki zawodowe – w takiej sytuacji określone przez pracodawcę w regulaminie telepracy zasady jej wykonywania wymagają dodatkowej konsultacji z przedstawicielami pracowników. Z telepracownikiem, a więc z osobą mającą wykonywać telepracę, należy następnie zawrzeć odpowiednio umowę o telepracę (co dotyczy nowo zatrudnianego pracownika) lub porozumienie o stosowaniu telepracy (w przypadku pracownika, który dotychczas pracował w zakładzie pracy). Wobec pracodawcy umożliwiającego wykonywanie pracownikom telepracy przepisy Kodeksu pracy stawiają określone wymogi: musi on w szczególności dostarczyć telepracownikowi spełniający wymogi BHP sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, ubezpieczyć go, a także pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją. Co do zasady, umożliwienie wykonywania przez telepracownika pracy poza zakładem pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązków w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Znacznie mniej formalnych obciążeń związanych z wdrożeniem pracy zdalnej nakłada na pracodawcę ustawa covidowa. Pierwszą różnicą między pracą zdalną uregulowaną w tej ustawie a telepracą jest cel i okres jej wykonywania: przepisy covidowe dają podstawę do wykonywania pracy zdalnej wyłącznie w celu przeciwdziałania COVID-19 oraz ograniczają możliwość wykonywania takiej pracy do okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu. Różnica leży też w możliwości jednostronnego zobowiązania pracownika do wykonywania pracy zdalnej – w przeciwieństwie do wdrożenia telepracy, która każdorazowo uzależniona jest od zgody pracownika, ustawa covidowa daje pracodawcy prawo do władczego skierowania pracownika do wykonywania pracy poza biurem (o ile pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy). Z perspektywy pracodawcy, atutem pracy zdalnej wdrożonej na podstawie przepisów covidowych będzie również brak sformalizowania zasad rozliczeń z pracownikiem, związanych z wykorzystaniem przez niego prywatnej sieci informatycznej, poborem prądu czy z użyciem prywatnych urządzeń i akcesoriów wykorzystywanych w pracy zdalnej (w tym prywatnego monitora, krzesła, drukarki). Pracodawcy niejednokrotnie dobrowolnie decydują się na wypłacanie pracownikom ekwiwalentu z tytułu korzystania z tych prywatnych narzędzi oraz mediów, mając wszak w tym zakresie – wobec milczenia ustawodawcy – pełną elastyczność.
W rozmowach z zaprzyjaźnionymi rekruterami i pracownikami działów HR często słyszę, że zatrudnianych przez nich młodych pracowników najczęściej nie zaspokaja możliwość wykonywania pracy zdalnej wyłącznie w okresie pandemii. Coraz powszechniejsze szczepienia i aktualnie szczęśliwie spadająca liczba zakażeń koronawirusem sprawiają, że zaczynamy dostrzegać perspektywę możliwości odwołania stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego. Wobec ciągłego braku nowelizacji Kodeksu pracy, która regulowałaby pracę zdalną inną niż telepraca, pracownicy obawiają się, że za kilka miesięcy będą zmuszeni na stałe wrócić do biur. Z drugiej strony, wśród pracodawców, u których funkcjonuje tradycyjny model organizacji pracy, często zauważane są obawy przed umożliwieniem wykonywania telepracy w pełnym wymiarze. Jak zatem pogodzić oczekiwania pracowników z potrzebą zabezpieczenia pracodawcy przed utratą kontroli nad pracownikiem pracującym zdalnie?
Rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie w firmie tzw. pracy hybrydowej, polegającej na umożliwieniu pracownikom wykonywania pracy zdalnej, przy jednoczesnym zobowiązaniu ich do pracy w ustalonym wymiarze z biura lub z innego stałego miejsca wskazanego przez pracodawcę. W zależności od potrzeb i oczekiwań firmy, szczegółowe zasady pracy hybrydowej można określić elastycznie. Pracodawca może więc zdecydować, czy pracę zdalną pracownik będzie wykonywać regularnie (w ramach telepracy) i na zasadach określonych w łączącej strony umowie, czy też jedynie sporadycznie (w ramach tzw. „home office” – dotąd nieuregulowanego przepisami prawa pracy, ale prawnie dopuszczalnego i popularnego w dużych firmach międzynarodowych benefitu dla pracowników). Od decyzji pracodawcy zależy zatem to, jak często chce widzieć pracownika przy biurku w firmie – w zależności od potrzeb pracodawcy, specyfiki wykonywanej pracy i umiejętności pracownika wykonywania prace zdalnie, mogą być to np. 4 dni w tygodniu, ale też kilkanaście i więcej razy w miesiącu.
Bezpieczne wdrożenie pracy hybrydowej wymaga namysłu i nie warto, aby opierało się wyłącznie na obowiązujących przepisach prawa pracy, bez doprecyzowania zasad takiej pracy w regulacjach wewnętrznych pracodawcy. Dobrze opracowany regulamin pracy hybrydowej uchroni pracodawcę przed takimi ryzykami, jak brak monitorowania efektywności pracownika w okresie wykonywania przez niego pracy zdalnej, roszczeniami pracowników związanymi z ich nierównym traktowaniem (gdy np. pozwalamy pracować zdalnie tylko części załogi), wypłatą na ich rzecz dodatkowej rekompensaty z tytułu wykonywania pracy z domu czy z roszczeniami o zapłatę wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.
Zrozumiałym jest, że umożliwienie pracownikom wykonywania pracy zdalnej z perspektywy firmy rodzinnej i jej wartości może wzbudzać obawy, szczególnie w kontekście braku integracji pracujących zdalnie zespołów. Wobec zmieniających się oczekiwań pracowników nie warto jednak z góry odrzucać możliwości zmiany formuły pracy na taką, która choć w częściowym zakresie pozwoli pracownikom pracować z domu. Poduszką bezpieczeństwa dla pracodawców może być wdrożenie pracy hybrydowej w formie pilotażu, tj. na z góry określony czas (np. kwartał), po upływie którego zarówno pracodawca, jak i pracownicy będą w stanie ocenić, na ile taki sposób organizacji pracy przyniósł korzyści każdej ze stron. W rzeczywistości covidowej i postcovidowej, nowoczesne spojrzenie na organizację pracy, przy jednoczesnym zapewnieniu stabilności zatrudnienia, jaką dają firmy rodzinne, pozwoli im na wzmocnienie konkurencyjności na rynku pracy.
Autorka: Monika Kolasińska – radca prawny Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy, specjalizujący się w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych
Posiada bogate doświadczenie w zakresie negocjowania i opracowywania projektów umów o pracę i umów cywilnoprawnych dotyczących zatrudnienia, w tym kontraktów menadżerskich, a także dokumentacji związanej z restrukturyzacją zatrudnienia oraz wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy. Reprezentowała Klientów w licznych sporach przed sądami powszechnymi w sprawach z zakresu prawa pracy, a także doradzała pracodawcom w trakcie kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy. Autorka licznych artykułów prasowych o tematyce związanej z prawem pracy. Wyróżniona w Rankingu Legal500 w latach 2017, 2018 i 2021 jako prawnik specjalizujący się w prawie pracy.
