Wzmożenie kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców – profesjonalny audyt może uchronić przed karami nakładanymi przez PIP i Straż Graniczną. Wraz ze złagodzeniem epidemii koronawirusa i powolnym powrotem do normalności swoje kontrole zintensyfikowały Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna, uprawnione m.in. do weryfikacji legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców i często bardzo tym zagadnieniem zainteresowane. Niestety, większość z nich ujawnia w tym zakresie nieprawidłowości, co może skutkować nie tylko mandatem, ale niekiedy nawet utratą możliwości zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.

Zanim legalność pracy cudzoziemców sprawdzi organ kontroli i wyciągnie konsekwencje za stwierdzone naruszenia, warto przeprowadzić audyt, i to nawet wtedy, gdy w legalizacji pracy cudzoziemców pomaga firma zewnętrzna. Poniżej prezentujemy zagadnienia, na które w ramach przeprowadzanych przez siebie audytów prawnicy Działu Prawa Imigracyjnego Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy zwracają szczególną uwagę.

1. Kompletność przechowywanej dokumentacji

Czy to będąc pracodawcą, czy zleceniodawcą, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcom ma szczególne obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji potwierdzającej legalność pobytu i pracy cudzoziemca. Powierzając pracę cudzoziemcowi, należy przechowywać m.in.:

a) Kopię paszportu cudzoziemca;

b) Kopię dokumentu potwierdzającego legalność pobytu cudzoziemca w Polsce – np. wizy lub karty pobytu wraz z decyzją o udzieleniu zezwolenia na pobyt, ale może też nim być sam paszport w przypadku gdy cudzoziemiec przebywa w Polsce w ramach ruchu bezwizowego;

c) Dokumenty potwierdzające prawo cudzoziemca do wykonywania pracy na terytorium RP – np. kopię oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń przez właściwy urząd pracy, oryginał zezwolenia na pracę czy kopię decyzji o udzieleniu cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy i pracę;

d) Dokumenty potwierdzające zwolnienie cudzoziemca z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeśli istnieje taka przesłanka – np. kopię Karty Polaka czy kopię dyplomu ukończenia stacjonarnych studiów wyższych na polskiej uczelni;

e) Umowę (o pracę, zlecenia, o dzieło, itd.) zawartą w formie pisemnej.

2. Forma i język umów zawieranych z cudzoziemcami

W ramach kontroli organy sprawdzą m.in., czy z cudzoziemcem zawarto umowę w sposób wymagany zgodnie z art. 88h Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tj. czy zawarto z cudzoziemcem umowę w formie pisemnej oraz czy przedstawiono cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca. Oznacza to, że organy mogą weryfikować, czy cudzoziemiec rozumie język, w którym zawarto z nim umowę.

Powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi bez zawarcia umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej w wymaganej formie traktowane jest przez organy jako powierzenie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy, za co grozi kara grzywny od 1.000 do 30.000 złotych.

Jednym z niebudzących wątpliwości rozwiązań może być zawieranie z cudzoziemcami dwujęzycznych umów na piśmie – w języku polskim oraz w języku ojczystym cudzoziemca.

3. Legalność pobytu cudzoziemca

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest obowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP oraz do przechowywania przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca kopii tego dokumentu. Oznacza to także obowiązek sprawdzenia, czy dokument cudzoziemca pozwala na pobyt w Polsce oraz czy i jak długo jest ważny. Ponadto w przypadku powierzania pracy cudzoziemcom zweryfikować należy także, czy rodzaj pobytu pozwala na wykonywanie w Polsce pracy przez cudzoziemca – np. wiza turystyczna, choć uprawnia do pobytu w Polsce, nie uprawnia do wykonywania podczas takiego pobytu pracy.

4. Legalność pracy cudzoziemca

Tak w ramach audytu, jak i kontroli organów, sprawdza się także, czy cudzoziemiec jest uprawniony do wykonywania pracy na rzecz konkretnego podmiotu, czyli czy zostało pozyskane dla niego właściwe zezwolenie na pracę, w niektórych przypadkach zastępowalne przez oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcom, czy cudzoziemiec posiada zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub czy z jakiegoś powodu jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Trzeba pamiętać, że dopuszczenie do wykonywania pracy cudzoziemca, który nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jest możliwe wyłącznie w terminie i na rzecz podmiotu oraz na warunkach określonych w dokumencie legalizującym jego pracę. Legalizacji pracy cudzoziemca nie da się przeprowadzić wstecz.

5. Zgodność warunków pracy powierzanej cudzoziemcowi z posiadanymi zezwoleniami

Powierzanie wykonywania pracy cudzoziemcom musi odbywać się na warunkach określonych w uzyskanym zezwoleniu na pracę lub innym dokumencie legalizującym pracę lub pobyt i pracę cudzoziemca w Polsce. Oznacza to, że praca może być przez cudzoziemca wykonywana na rzecz konkretnego podmiotu, na określonym stanowisku, na podstawie wskazanego rodzaju umowy, w konkretnym wymiarze oraz za odpowiednim wynagrodzeniem.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z obowiązujących przepisów wynika, że powierzenie pracy cudzoziemcowi należy uznać za nielegalne przy jakimkolwiek przekroczeniu albo zaniżeniu określonego w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu wymiaru etatu bądź liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu. Oznacza to, że podmiot powierzający pracę ma obowiązek zapewnić cudzoziemcowi pracę w takim wymiarze czasu pracy bądź liczbie godzin, która została określona w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu. Taka interpretacja przepisów rodzi wiele problemów po stronie firm zatrudniających cudzoziemców, ponieważ do minimum ogranicza elastyczność powierzania pracy cudzoziemcom, nawet na podstawie umów cywilnoprawnych.

Ponieważ ministerstwo nakazuje w trakcie kontroli warunków powierzenia pracy cudzoziemcowi uwzględnić całokształt okoliczności, w ramach audytu warto zbadać, czy powody i okoliczności powierzania pracy cudzoziemcom w wymiarze mniejszym lub większym niż określone w oświadczeniu lub zezwoleniu na pracę mogą uwolnić firmę od konsekwencji w postaci ukarania grzywną za powierzanie cudzoziemcom nielegalnego wykonywania pracy.

6. Obowiązki informacyjne

Praktyka prawników Działu Prawa Imigracyjnego Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy pokazuje, że w kontrolach przeprowadzanych przez PIP i Straż Graniczną sprawdzeniu podlega także, czy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcom prawidłowo i terminowo poinformował odpowiednie organy o okolicznościach podejmowania tej pracy przez cudzoziemców. Pamiętajmy, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, pisemnie powiadamia właściwy powiatowy urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy oraz o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń. Obowiązki informacyjne, choć tym razem względem wojewodów, dotyczą także podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom na podstawie zezwoleń na pracę. W obu przypadkach kto nie dopełnia ww. obowiązków lub przekazuje nieprawdziwe informacje, podlega karze grzywny.

Ujawnienie w toku kontroli przez Straż Graniczną lub PIP nieprawidłowości w powierzaniu pracy cudzoziemcom skutkować może nie tylko karą grzywny. Wpływa także na wizerunek firmy oraz może skutkować nawet utratą możliwości zatrudniania cudzoziemców w przyszłości! Ma to miejsce np. gdy podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi lub osoba fizyczna, która działała w jego imieniu, zostali ponownie prawomocnie ukarani w ciągu dwóch lat od uznania za winnego popełnienia czynu, o którym mowa w art. 120 ust. 1, za podobne wykroczenie, czyli związane z powierzaniem nielegalnego wykonywania pracy cudzoziemcom. W tym kontekście przeprowadzenie audytu wydaje się rozwiązaniem odpowiedzialnym i w niektórych firmach być może koniecznym.

Autor:
Michał Wysłocki – Dyrektor Działu Prawa Imigracyjnego w Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy

Reprezentuje polskich i zagranicznych pracodawców, w tym spółki skarbu państwa, w postępowaniach legalizujących pobyt i pracę cudzoziemców w Polsce. Prowadzi audyty legalności zatrudnienia cudzoziemców oraz szkolenia z zakresu legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców dla podmiotów prywatnych oraz urzędów wojewódzkich. Prawnik rekomendowany w rankingu LEGAL 500 EMEA 2020 i 2021 w zakresie prawa imigracyjnego.

Ekspert Business Centre Club ds. Legalizacji Pobytu i Pracy Cudzoziemców w Polsce. Reprezentuje Członków BCC m.in. jako wiceprzewodniczący zespołu roboczego ds. legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców przy Rzeczniku Małych i Średnich Przedsiębiorców oraz członek Powiatowych Rad Rynku Pracy w Katowicach, Krakowie i powiecie krakowskim. Dyrektor Honorowy Loży Małopolskiej BCC.