Czym jest KSeF i kto będzie go stosował?
Krajowy System e-Faktur (dalej: KSeF) to teleinformatyczny system prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej służący do wystawiania faktur drogą elektroniczną, a także do ich otrzymywania i przechowywania. System ten umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur).
Zasadniczo od 1 lipca 2024 r. do dokumentowania transakcji B2B za pomocą e-faktur będą zobligowane wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski oraz podmioty zagraniczne, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce – w odniesieniu do wszystkich faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami o VAT.
W ramach KSeF zrezygnowano z wprowadzenia obowiązku stosowania e-faktur wystawianych na rzecz konsumentów (tzw. obrót B2C). Podatnicy będą wystawiać faktury na rzecz konsumentów w dotychczasowej formie.
Firmy rodzinne staną przed koniecznością zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i dostosowania się do nowych wymagań. W tym artykule przyjrzymy się kilku praktycznym problemom jakie mogą wynikać ze stosowania KSeF.
Jak uzyskać dostęp do KSeF
Podatnicy będący osobami fizycznymi mogą korzystać z KSeF autoryzując swoje logowanie do systemu Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie muszą w tym celu dokonywać dodatkowych zgłoszeń.
Podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF powinien za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF. Do KSeF można zalogować się także korzystając z elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
Jak ustalić datę wystawienia i odebrania faktury w KSeF ?
Zgodnie z zasadami wprowadzania dokumentów w systemie KSeF, faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu KSeF. O skutecznym przesłaniu faktury do systemu świadczy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO) wysyłane przez KSeF do wystawcy faktury. Przewiduje się, że aby faktura została wystawiona w danym dniu podatnik powinien wprowadzić ją do systemu najpóźniej do godziny 22, ponieważ system ten potrzebuje nawet do 2 godzin na wprowadzenie dokumentów do KSeF. Przesłanie dokumentów w późniejszej porze może spowodować, że zostaną one zarejestrowane w systemie w kolejnym dniu, co może spowodować nieprawidłowości w rozliczeniach podatnika.
Otrzymanie faktury następuje w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę. Na uwagę zasługuje, że KSeF nie pozwala wystawcy faktury na sprawdzenie, czy faktura została pobrana przez nabywcę. System KSeF nie przewiduje również żadnego systemu informowania odbiorcy faktury o otrzymaniu nowych dokumentów czy integracji tego systemu ze skrzynkami pocztowymi podatnika.
Tym samym, podatnicy korzystający z KSef powinni regularnie „odświeżać” swój profil w systemie KSeF i sprawdzać, czy pojawiły się w nim nowe dokumenty.
Kwestie techniczne e-faktury oraz możliwość dołączania załączników
Odnośnie kwestii technicznych, ustrukturyzowana faktura elektroniczna przyjmuje format XML a jej maksymalny rozmiar powinien wynieść 1 MB, tym samym w przypadku faktur zawierających dużo pozycji system może mieć problemy z ich przetworzeniem. W takich sytuacjach podatnik powinien skorzystać z funkcjonalności KSeF pozwalającej na wysłaniu więcej niż jednej faktury na raz jako tzw. paczki. Zwracam jednak uwagę, że przetwarzanie dokumentów przesłanych w paczce zajmuje systemowi więcej czasu, a jeżeli jedna z faktur znajdujących się w paczce zawierałaby błąd powodujący jej odrzucenie przez system, to w konsekwencji odrzucone zostaną wszystkie faktury z przesłanej do KSeF paczki.
Podkreślenia wymaga, że KSeF nie przewiduje możliwości dołączenia załączników takich jak np. zamówienia czy specyfikacje do faktur wystawionych w KSeF. Dodatkowe dokumenty podatnik będzie mógł przesłać do kontrahenta odrębnie od faktury, poza systemem KSeF (np. mailowo).
Potencjalnie w fakturze ustrukturyzowanej podatnik będzie mógł zamieścić link odsyłający do załączników, nie ma jednak takiego obowiązku a sama struktura faktury nie precyzuje, w którym miejscu taki link powinien zostać umieszczony. Tym samym podatnik powinien ustalić sposób przekazywania takich dokumentów ze swoimi kontrahentami.
Faktury będą przechowywanie w systemie KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Podatnicy, którzy będą wystawiać i odbierać wszystkie faktury za pomocą tego systemu nie będą musieli samodzielnie archiwizować i przechowywać faktur.
Wprowadzenie zmian w fakturach ustrukturyzowanych
Dokument raz wprowadzony do KSeF nie może zostać z niego wycofany czy usunięty. Jedyną możliwością dokonania zmiany w e-fakturze jest dokonanie jej korekty poprzez wystawienie faktury korygującej w KSeF. Podatnicy nie będą mieć możliwości wysłania kontrahentowi „projektu” faktury i zaksięgowania faktury po uzyskaniu akceptacji kontrahenta.
Jednocześnie KSeF nie będzie automatycznie weryfikować kontrahentów i sygnalizować istnienia potencjalnych błędów merytorycznych, w tym błędów rachunkowych w tworzonych przed przedsiębiorców dokumentach. Bramka KSeF sprawdza jedynie techniczną poprawność danych, weryfikując je ze wzorcowym schematem XSD oraz fakt posiadania przez osobę wystawiającą fakturę stosownych uprawnień.
Firmy rodzinne powinny rozważyć wprowadzenie odpowiednich mechanizmów weryfikujących poprawność danych przed ich wysłaniem do KSeF, co pozwoli na ograniczenie ryzyka powstania nieprawidłowości w ich rozliczeniach.
Problematyczne udzielenie dostępu na rzecz podmiotów zewnętrznych
Na uwagę zasługuje również fakt, że w przypadku przedsiębiorcy zamierzającego korzystać przy wystawianiu faktur z biura rachunkowego lub księgowego, to problematycznym wydaje się kwestia właściwego sposobu udzielenia pełnomocnictwa w tym zakresie. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa na rzecz całego biura rachunkowego lub księgowego, każda osoba zatrudniona w tym biurze będzie mieć dostęp do wszystkich dokumentów i rozliczeń przedsiębiorcy. Jeżeli pełnomocnictwo zostanie udzielone na rzecz jednej osoby, to w przypadku jej ewentualnej niedyspozycyjności (spowodowanej np. chorobą) żadna inna osoba z biura rachunkowego lub księgowego nie będzie posiadać dostępu do dokumentów przedsiębiorcy, jak również będzie pozbawiona możliwości wystawienia lub odebrania dokumentów a niezbędne działania będzie musiał wykonać sam przedsiębiorca.
Jak ujmować w KSeF transakcje z podmiotami zagranicznymi
Polski przedsiębiorca posiadający status podatnika VAT, który zawiera transakcje międzynarodowe i wystawia z tego tytułu faktury na rzecz zagranicznego podatnika VAT, będzie objęty obowiązkiem wystawiania e-faktur w systemie KSeF. Podkreślenia wymaga, że w takim przypadku nie wystarczy jedynie wystawić fakturę w KSeF. Przedsiębiorca powinien zadbać również o prawidłowe przekazanie faktur zagranicznemu kontrahentowi, gdyż ten nie będzie mógł zapoznać się z treścią dokumentów w systemie KSeF.
W celu przekazania faktury poza KSeF, do którego zagraniczny kontrahent nie ma dostępu, należy taką fakturę zwizualizować i następnie przekazać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. w formie załącznika do maila lub w formie wydrukowanej). Należy zaznaczyć, że taka wizualizacja faktury wystawionej w KSeF będzie oznaczona kodem weryfikacyjnym w postaci kodu QR, który potwierdza wystawienie faktury w KSeF oraz umożliwia weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W przypadku obrotu międzynarodowego istotne jest również, że aktualnie KSeF umożliwia tworzenie dokumentów wyłącznie w języku polskim. Co do zasady istnieje możliwość wprowadzania danych na fakturze np. rodzaju towarów lub usług w języku innym niż język polski, jednakże nazwy pól przewidzianych w systemie do uzupełnienia takie jak nazwa towaru lub usługi, ilość, wartość sprzedaży będą wskazane na fakturze w języku polskim.
Faktury do KSeF można wprowadzać w walutach obcych. W takiej sytuacji, wartości wskazane na fakturze dotyczące cen sprzedaży, a także całkowita wartość faktury będą podane w walucie obcej poza kwotą VAT, która będzie wyrażona w złotówkach.
Już dziś przygotuj się do zmian
Do startu systemu, który istotnie zmieni sposób funkcjonowania wszystkich przedsiębiorców w Polsce pozostało nieco ponad 9 miesięcy, dlatego warto zastanowić się nad podjęciem działań zmierzających do wdrożenia tego systemu z odpowiednim wyprzedzeniem. Polecam śledzenie pojawiających się w mediach informacji o KSeF a także skorzystanie z testowych wersji KSeF dostępnych na rządowej stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/.
Jakub Świetlicki vel Węgorek, Filipiak Babicz Tax sp. z o.o.
