Pojęcie należytej staranności stało się niezwykle popularne w świecie podatków w ostatnich latach. Bardzo ważne z perspektywy bezpiecznego rozliczania VAT i WHT stało się dochowywanie przez podatników należytej staranności, czyli wykonywanie określonych działań weryfikacyjnych dot. kontrahentów i okoliczności transakcji, by upewnić się, że nie bierzemy udziału w transakcji wiążącej się z oszustwem podatkowym, wyłudzeniem podatku czy nieuprawnionym skorzystaniem z preferencji podatkowych. Chociaż realizowanie wymogów należytej staranności rodzi konieczność prowadzenia uciążliwych weryfikacji i gromadzenia dokumentacji (na co zwykle narzekają wszyscy, którzy mają takie czynności wykonywać), jest to w praktyce niezbędny krok dla ochrony interesów podatnika.
Zobacz film: Raportowanie CBAM >>
Raportowanie CBAM to nowy obowiązek wynikający z unijnych regulacji środowiskowych. Zapraszamy na film, w którym tłumaczymy, kogo ten obowiązek dotyczy i jak powinien być realizowany przez przedsiębiorców.
Niestety, nacisk na dochowywanie należytej staranności to nie tylko specyfika prawa podatkowego, ale również unijnych regulacji okołocelnych. Nowe przepisy ustanawiające mechanizm dostosowywania cen na granicach z uwzględnieniem emisji CO2 (CBAM) oraz dotyczące udostępniania na rynku unijnym i wywozu z Unii niektórych towarów i produktów związanych z wylesianiem i degradacją lasów (EUDR) również odwołują się bezpośrednio lub pośrednio do tego konceptu.
Praktycznie wszyscy przedsiębiorcy prowadzący obrót towarami objętymi przepisami EUDR (np. ich producenci, importerzy, eksporterzy i inni handlowcy) z mocy prawa mają obowiązek wdrożyć system należytej staranności celem:
→ gromadzenia dokumentów i informacji potwierdzających, że wprowadzane do obrotu lub wywożone produkty są zgodne z tymi regulacjami,
→ weryfikacji zebranych materiałów i dokonania oceny uwzględniającej szereg kryteriów pod kątem tego, czy istnieje ryzyko, że dane produkty nie są jednak zgodne z przepisami EUDR,
→ zaprojektowania i podjęcia środków zmniejszających stwierdzone ryzyko niezgodności produktów z omawianymi przepisami.
Z kolei przedsiębiorcy podlegający przepisom CBAM powinni poważnie rozważyć rozszerzenie zakresu czynności wykonywanych w ramach dochowywania szeroko rozumianej należytej staranności o wymogi wynikające z ww. przepisów. Należy bowiem pamiętać, że w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej (UE) 2023/1773 na okres przejściowy wprost w art. 16 dot. kar wskazano, że przy określaniu rzeczywistej kwoty kary za niezgłoszone emisje właściwe organy mają obowiązek wziąć pod uwagę szereg czynników, w tym m.in. okoliczność umyślnego działania lub zaniedbania ze strony przedsiębiorcy czy jego dotychczasowe działania w zakresie wywiązywania się z obowiązków sprawozdawczych CBAM. Oznacza to, że organ decydując o nałożeniu kary bierze pod uwagę stopień przygotowania przedsiębiorcy do realizacji obowiązków CBAM i to, czy wykonuje on te obowiązki z należytą powagą. Odpowiednie dowody działań prowadzonych systematycznie przez przedsiębiorcę celem jak najlepszego raportowania danych o emisjach wbudowanych w importowane towary z pewnością wpłyną pozytywnie na wymiar nakładanej kary (obniżając ją).
Jednym ze sprawdzonych sposobów dochowywania należytej staranności jest wdrożenie odpowiedniej procedury, która zapewni, że żaden obowiązek wynikający z danych przepisów nie zostanie pominięty, bo będzie miał przypisany konkretny dział/osobę odpowiedzialną. Procedura umożliwia też zachowanie w organizacji pamięci o realizowanych procesach – np. na wypadek zmian kadrowych. Należy też pamiętać, że w praktyce nie sztuką jest wdrożenie jakiejkolwiek procedury, lecz takiej, która jest dobrze dopasowana do danej firmy i jej dotychczasowych procesów – by nie wywracać o 180 stopni tego, co już w tej firmie dobrze działa (chyba że kompletne przemodelowanie już istniejących procesów jako nieefektywnych jest jednym z założeń przy samym przystępowaniu do prac). Posiadanie pisemnej procedury i bieżące zbieranie dowodów jej wykonywania niewątpliwie też ułatwią dialog z właściwymi organami, jeśli przyjdą one skontrolować poprawność realizacji obowiązków CBAM/EUDR dopiero za kilka lat.
Autorzy: Marta Kolbusz-Nowak, starszy menedżer w CRIDO, Radosław Żuchowski, starszy konsultant w CRIDO
Kontakt: (+48 22) 324 59 00, crido@crido.pl
CRIDO, członek Business Centre Club, jest wiodącą polską firmą doradczą zaangażowaną w pomoc firmom w podejmowaniu świadomych decyzji. Z ponad 450 ekspertami oferuje pełne spektrum usług w zakresie podatków, prawa, innowacji i badań i rozwoju, inwestycji, doradztwa biznesowego, rozwiązań cyfrowych i modelowania finansowego.
Dlaczego warto im zaufać? – Ponad 19 lat doskonałości: Ugruntowana obecność na rynku dzięki naszemu głównemu biuru w Warszawie i oddziałowi w Krakowie – Międzynarodowy zasięg: Współpraca za pośrednictwem sieci takich jak Taxand, IBA i AIJA – Sprawdzone wyniki: 10 miliardów złotych uzyskanych dotacji i ulg, ponad 100 transakcji fuzji i przejęć oraz przełomowe spory. – Innowacyjne rozwiązania IT: Ponad 20 autorskich narzędzi wspierających procesy biznesowe, od optymalizacji podatkowej po audyty cyfrowe – Różnorodność klientów: Obsługa dużych i średnich organizacji, firm rodzinnych, klientów indywidualnych i samorządów.
