Na początku listopada Ministerstwo Finansów opublikowało nowy projekt ustawy, który wprowadza kluczowe zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a także odroczenia niektórych obowiązków dla przedsiębiorców. Dowiedz się, co się zmienia i ile dodatkowego czasu zyskają firmy na przygotowanie się do nowych obowiązków.
Etapowe wprowadzanie KSeF
Projekt ustawy przewiduje stopniowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF przez wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Zostały zaplanowane dwa główne etapy:
→ 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł.
→ 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców niezależnie od wartości sprzedaży.
Odroczenie terminów niektórych obowiązków
Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wprowadzenie szeregu udogodnień, które mają ułatwić przedsiębiorcom adaptację do nowych zasad. Wśród kluczowych przesunięć terminów znajdują się następujące daty:
do 31 lipca 2026 r.
→ brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (także w przy mechanizmie podzielonej płatności)
→ możliwość wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych
→ brak kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF (m.in. za niewystawienie faktury w KSeF)
do 30 września 2026 r.
→ możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie dla tzw. podatników „wykluczonych cyfrowo” (o małej skali działalności)
do 31 grudnia 2026 r.
→ możliwość wystawiania faktur w trybie offline dla wszystkich podatników.
Faktury konsumenckie w KSeF
Dotychczas ustawa o KSeF wyłączała możliwość wystawiania e-faktur dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane w trakcie konsultacji publicznych Ministerstwo Finansów dopuściło możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. Wystawca faktury będzie miał swobodę decyzji, czy wystawia e-fakturę wysyłaną do KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.
Nowa struktura faktury – FA(3)
Wraz z projektem ustawy o KSeF Ministerstwo Finansów opublikowało również nową wersję schemy e-faktury, czyli schemę FA(3). Najważniejsze zmiany w stosunku do poprzedniej schemy FA(2) prezentujemy poniżej.
Wprowadzenie załącznika do e-faktury
W odpowiedzi na potrzeby podatników zgłaszane w trakcie konsultacji publicznych Ministerstwo Finansów wprowadziło do schematu e-faktury nowy, fakultatywny węzeł Zalacznik, w którym podatnicy będą mogli prezentować rozbudowane dane m.in. w zakresie jednostek miary, ilości i ceny towaru lub usługi. Temat załącznika do e-faktury omówimy szczegółowo w kolejnym artykule, ponieważ jest to zmiana, która ma szczególnie istotny wpływ na proces generowania e-faktur.
Znaczniki „JST” i „GV”
Do węzła Podmiot2 zostały dodane dwa nowe obligatoryjne pola – znacznik JST oraz znacznik GV.
Znacznik JST będzie służył do oznaczenia faktur wystawianych dla podmiotów podległych jednostkom samorządu terytorialnego (np. gminie). W przypadku takich faktur wystawca będzie musiał dodatkowo wypełnić węzeł Podmiot3, który umożliwi dostęp do faktury temu podmiotowi, w tym również określić rolę podmiotu w polu Rola jako 8 (co oznacza „Jednostka samorządu terytorialnego – odbiorca”).
Z kolei znacznik GV będzie używany do oznaczania faktur wystawianych dla członków grup VAT. W przypadku tych faktur wystawca będzie musiał dodatkowo wypełnić węzeł Podmiot3, aby umożliwić dostęp do faktury członkowi grupy VAT, określając rolę w polu Rola jako 10 (co oznacza „Członek grupy VAT – odbiorca”).
Nowa roli „Pracownik” w węźle Podmiot3
W węźle Podmiot3 w polu Rola została dodana nowa rola „Pracownik”. Zmiana ta ma istotne wpływ na obszar identyfikacji faktur związanych z tzw. wydatkami pracowniczymi, co może mieć znaczenie zarówno w kontekście ewidencji podatkowej, jak i późniejszego rozliczania takich wydatków w firmach.
Nowe zasady wskazywania terminu płatności
W węźle TerminPlatnosci zlikwidowano obowiązkowość podania terminu płatności jako konkretnej daty dziennej, umożliwiając tym samym wskazanie terminu płatności w formie opisowej (np. „14 dni od otrzymania faktury”). Do tego celu będzie służył węzeł TerminOpis.
Konsultacje publiczne
Ministerstwo Finansów otworzyło finalne konsultacje projektu ustawy.
Więcej informacji o konsultacjach publicznych znajdziesz tutaj.
KSeF – o czym należy pomyśleć już teraz?
Wdrożenie KSeF to wieloetapowy i wymagający proces, który wymaga połączenia wiedzy podatkowej, prawnej, systemowej i procesowej. Mimo że termin obowiązkowego przejścia na KSeF przypada za nieco ponad rok, doświadczenie pokazuje, że implementacja takiego rozwiązania w przedsiębiorstwach trwa niejednokrotnie powyżej 12 miesięcy. Jest więc to dobry moment, aby rozpocząć przygotowania, jeśli prace zmierzające do zaplanowania procesów biznesowych jeszcze się nie rozpoczęły. Dla wielu podatników obowiązek korzystania z KSeF zbiegnie się dodatkowo z obowiązkowym raportowaniem JPK_CIT, co zwiększa konieczność zaplanowania zasobów i harmonogramów wdrożeniowych.
Zespół ekspertów CRIDO, łączący specjalistów z obszaru biznesowego, technologicznego i podatkowo-prawnego, zrealizował blisko 100 projektów wspierających klientów w przygotowaniu do wdrożenia KSeF.
***
Autorzy: Michał Szwed, partner w CRIDO, Kamila Ołdak, starszy konsultant w CRIDO
CRIDO, członek Business Centre Club, jest wiodącą polską firmą doradczą zaangażowaną w pomoc firmom w podejmowaniu świadomych decyzji. Z ponad 450 ekspertami oferuje pełne spektrum usług w zakresie podatków, prawa, innowacji i badań i rozwoju, inwestycji, doradztwa biznesowego, rozwiązań cyfrowych i modelowania finansowego.
Dlaczego warto im zaufać? – Ponad 19 lat doskonałości: Ugruntowana obecność na rynku dzięki naszemu głównemu biuru w Warszawie i oddziałowi w Krakowie – Międzynarodowy zasięg: Współpraca za pośrednictwem sieci takich jak Taxand, IBA i AIJA – Sprawdzone wyniki: 10 miliardów złotych uzyskanych dotacji i ulg, ponad 100 transakcji fuzji i przejęć oraz przełomowe spory. – Innowacyjne rozwiązania IT: Ponad 20 autorskich narzędzi wspierających procesy biznesowe, od optymalizacji podatkowej po audyty cyfrowe – Różnorodność klientów: Obsługa dużych i średnich organizacji, firm rodzinnych, klientów indywidualnych i samorządów.
