Zarządzanie flotą pojazdów służbowych jest niezwykle wymagającym zadaniem, zwłaszcza w obliczu aktualnej sytuacji gospodarczej. Wysoka inflacja, rosnące koszty działalności oraz zmiany po pandemii sprawiają, że fleet managerowie muszą dostosować swoje działania do nowych okoliczności. Oczekiwania wobec nich są bardzo wysokie, a wyzwania, z jakimi muszą się mierzyć, coraz ambitniejsze. W tym trudnym czasie kluczowe znaczenie ma zarządzanie podróżami służbowymi, które powinno być efektywne, oszczędne, a jednocześnie bezpieczne i wygodne.
Pracownicy mają swoje wymagania i potrzeby względem podróży służbowych. W wyniku pandemii i związanych z nią ograniczeń, coraz więcej osób oczekuje, że ich podróże będą bezpieczne i bezproblemowe. W takiej sytuacji fleet managerowie powinni zagwarantować pracownikom pełne wsparcie i pomoc w każdej fazie podróży. Stąd istotne jest znalezienie równowagi pomiędzy zarządzaniem kosztami, a zapewnieniem wysokiej jakości i komfortu dla pracowników.
Pomóc w tym mogą odpowiednie narzędzia do zarządzania i opłacania podróży służbowych. Muszą one jednak spełniać szereg wymagań. Przede wszystkim powinny być łatwe w obsłudze, aby oszczędzać czas i zminimalizować ryzyko pomyłek. Istotne będzie także dostarczenie precyzyjnych i aktualnych informacji na temat kosztów podróży.
Fleet managerowie potrzebują narzędzi, które pozwolą im na sprawną i prostą administrację, w tym wystawianie faktur, rozliczanie kosztów i śledzenie informacji na temat każdej podróży służbowej. Dziś oczekuje się dostępności rozwiązań na każdym urządzeniu, ale także wsparcia działów księgowości i HR.
W tle tych wymagań stoi również potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych. Narzędzie do zarządzania podróżami służbowymi powinno bezpieczne przechowywać i przetwarzać informacje, a także umożliwiać fleet managerom i pracownikom ich sprawne udostępnianie.
Przykładem może być usługa mFlota w mPay S.A., która pozwala na łatwe zarządzanie podróżami służbowymi, centralizację płatności i faktur oraz umożliwia generowanie zbiorczych faktur za usługi. Raporty transakcyjne, personalizowane w przypadku wymagających flot, zawierają informacje pozwalające na podstawową kontrolę pracowników i samochodów wraz z pobieraniem i zapisywaniem danych w formacie xls (Excel) i PDF.
Niemniej istotny jest dostęp do różnych usług, takich jak wnoszenie opłat za postój samochodów, zakup biletów na przejazdy autostradami czy biletów kolejowych, a także sposobność płatności poprzez przedpłacone konto. Managerowie floty mają także możliwość ustawienia dodatkowych parametrów w panelu, takich jak powiadomienia SMS o wyczerpujących się środkach. Ponadto funkcja „dodaj menadżera” pozwala na zarządzanie flotą przez dodatkowe osoby, gwarantując płynną pracę w przypadku nieobecności głównego decydenta.
Intuicyjna aplikacja mobilna mPay umożliwia pracownikom opłacanie usług bez instalacji dodatkowych narzędzi. Dzięki temu obejdzie się również bez podchodzenia do parkomatu czy zbierania pokwitowań. Problemem przestaną być zatory na autostradach i kolejki do kas na stacjach benzynowych. Jednym z elementów usługi flotowej może być też benefit pozapłacowy, zachęcający pracowników do powrotu do biur po pandemii. Pracownicy skorzystają z aplikacji przy opłacaniu parkowania, a pracodawca rozliczy benefit w prosty i szybki sposób. Bezgotówkowe płatności poprawią natomiast komfort pracy działów księgowych i pracowników, m.in. ze względu na jedną zbiorczą fakturę za wybraną usługę raz w miesiącu.
Narzędzia do zarządzania podróżami służbowymi, takie jak mFlota, stanowią dla fleet managerów dużą wartość, ale oprócz wygody, mają też pozytywny wpływ na przykład na ekologię dzięki nowoczesnym sposobom rozliczania płatności za parkowanie, autostrady e-TOLL, autostrady Videotoll i bilety kolejowe. Wpisuje się to w aktualne biznesowe trendy, takie jak wykorzystanie technologii cyfrowych, automatyzacja procesów, analityka danych oraz ekologiczna i społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstw.
Anna Dziurdziak,
mPay Business Development Manager
