Pandemia COVID-19, zwłaszcza w okresach lockdownów i czasowego ograniczenia działalności wielu gałęzi gospodarki, przełożyła się na zwiększony poziom zwolnień pracowników z przyczyn niedotyczących pracowników. Problem ten nie jest obcy firmom rodzinnym.
W sytuacji gdy do zwolnienia pracownika dochodzi wyłącznie z przyczyn jego niedotyczących, w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, stosuje się przepisy ustawy z dnia z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, potocznie zwanej ustawą o zwolnieniach grupowych (dalej także jako: „ustawa”).
Ustawę często potocznie rozumie się jako zbiór przepisów regulujących wyłącznie zwolnienia grupowe, czyli obejmujące większą liczbę pracowników, zgodnie z progami ilościowymi zwolnień, wskazanymi w ustawie. Nie wszyscy pracodawcy pamiętają, że znajduje ona zastosowanie również wobec zwolnień indywidualnych, czyli wówczas, gdy pracodawca związany przepisami ustawy (a więc zatrudniający co najmniej 20 pracowników) dokonuje rozwiązania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli przyczyny te stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron, a zwolnienia dotyczą mniejszej liczby osób niż określone w progach przesądzających o zwolnieniach grupowych.
O ile przeprowadzenie zwolnień grupowych wiąże się z szeregiem nałożonych na pracodawcę obowiązków wynikających z ustawy (w tym z konsultacją zamiaru przeprowadzenia zwolnienia z organizacjami związkowymi lub z przedstawicielami pracowników, zawarciem porozumienia z organizacjami związkowymi lub ustaleniem regulaminu zwolnień grupowych, zawiadomieniem właściwego urzędu pracy), o tyle w przypadku zwolnień indywidualnych dokonywanych na podstawie ustawy, obowiązki pracodawcy sprowadzają się zasadniczo do wypłaty odprawy pieniężnej oraz prawidłowego sporządzenia dokumentu, na podstawie którego dochodzi do rozwiązania stosunku pracy.
Informacja o rozwiązaniu stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika powinna zostać wskazana w świadectwie pracy oraz w wypowiedzeniu umowy zawartej na czas nieokreślony. Pracodawca nie ma obowiązku wskazywania tej informacji ani w porozumieniu o rozwiązaniu umowy o pracę, ani w wypowiedzeniu umowy zawartej na czas określony – pomimo że zwalnianym w tym trybie pracownikom również przysługuje roszczenie o wypłatę odprawy pieniężnej w sytuacji, gdy do zwolnienia dochodzi na podstawie przepisów ustawy.
Każdorazowo wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę podlega kontroli sądu pracy w przypadku, gdy pracownik w ustawowym terminie zdecyduje się na wniesienie odwołania. Jeśli wypowiedzenie dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony – sąd pracy uprawniony jest do weryfikacji przyczyny wypowiedzenia, w szczególności pod kątem jej rzeczywistości oraz konkretności.
Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę można podzielić na dwie grupy: dotyczące i niedotyczące pracownika. Te ostatnie w praktyce często sprowadzają się do zwolnienia pracownika ze względu na wewnętrzną reorganizację w firmie i określane są potocznie jako „likwidacja stanowiska pracy” – co nie zawsze jest sformułowaniem trafnym i adekwatnym do stanu faktycznego.
Aby uniknąć ryzyka uznania przez sąd pracy, że wskazywana pracownikowi jako przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę likwidacja stanowiska pracy ma charakter pozorny, pracodawca powinien pamiętać o kilku kwestiach. Po pierwsze, likwidacja stanowiska pracy nie jest równoznaczna z redukcją etatów na danym stanowisku. Przykładowo, jeżeli pracodawca zatrudnia w firmie dwie recepcjonistki, a chce zwolnić tylko jedną z nich, to w praktyce nie dochodzi do likwidacji stanowiska recepcjonistki, tylko do zmniejszenia liczby osób zatrudnionych na tym stanowisku (czyli likwidacji jednego etatu). Po drugie, stanowisko pracy zostaje zlikwidowane nie wtedy, gdy w firmie fizycznie nie będzie zatrudniona osoba na stanowisku o tej nazwie, a pracodawca zamiast tego zatrudni inną (nową) osobę na inaczej nazwanym stanowisku, ale z podobnym zakresem obowiązków – lecz wtedy, gdy obowiązki przypisane do danego stanowiska w ogóle faktycznie nie będą wykonywane bądź też zostaną powierzone w całości lub w przeważającym zakresie innym zatrudnionym osobom, niejako obok ich dotychczasowych obowiązków. Jeśli więc pracodawca likwiduje stanowisko recepcjonistki, a następnie 95% obowiązków zwalnianej pracownicy powierza nowo zatrudnionemu specjaliście administracyjnemu – wówczas likwidacja stanowiska recepcjonistki ma charakter pozorny. Inaczej będzie, gdy zadania wcześniej nałożone na recepcjonistkę zostaną rozłożone na pozostałych pracowników firmy (np. wcześniej niewystarczająco „dociążonych” pracą) lub całkowicie zlikwidowane (np. gdyby firma z przykładu przestała już przyjmować klientów i kontrahentów na recepcji).
W przypadku gdy przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest redukcja liczby osób zatrudnionych na określonym stanowisku, należy dodatkowo pamiętać o wskazaniu w wypowiedzeniu tzw. kryteriów doboru konkretnego pracownika do zwolnienia. Wracając do analizowanego powyżej przykładu – w przypadku gdy zwalniana jest jedna z dwóch recepcjonistek, pracodawca powinienem wskazać w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy, na jakiej podstawie dokonał porównania dwóch recepcjonistek, spośród których jedną wybrano do zwolnienia i co zadecydowało o doborze do zwolnienia konkretnej osoby. Kryteria doboru muszą mieć charakter obiektywny i nie mogą prowadzić do dyskryminacji. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, dopuszczalnymi kryteriami doboru do zwolnienia jest np. ocena pracy, ocena zaangażowania w wykonywanie powierzonych obowiązków służbowych, staż pracy (który może być powoływany wyłącznie jako uzupełniające kryterium doboru) czy posiadanie uprawnień emerytalnych.
W razie podjęcia decyzji o likwidacji stanowiska pracy lub redukcji etatu na określonym stanowisku, na prawidłowe sformułowanie przyczyny wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony muszą też zwracać uwagę małe firmy rodzinne, zatrudniające mniej niż 20 pracowników. Brak objęcia tych podmiotów przepisami ustawy o zwolnieniach grupowych nie oznacza oczywiście, że firmy te nie mogą dokonywać zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników. Mogą – jednak odbywa się to wyłącznie na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Małe firmy rodzinne, zatrudniające mniej niż 20 pracowników, nie będą więc zobligowane do wypłaty odpraw pieniężnych zwalnianym pracownikom, muszą jednak pamiętać, że każdorazowe wypowiedzenie przez nie umów o pracę zawartych z pracownikami zatrudnionymi na czas nieokreślony z przyczyn niedotyczących tych pracowników, wymaga odpowiednio precyzyjnego i zgodnego z prawdą sformułowania przyczyny zwolnienia. Jeśli dochodzi do niego wskutek likwidacji stanowiska pracy, należy być gotowym na wykazanie (udowodnienie) przed sądem pracy, że likwidacja faktycznie miała miejsce. Jeśli natomiast zwalniany jest jeden z kilku pracowników zatrudnionych na określonym stanowisku (a więc dochodzi do likwidacji etatu / etatów), konieczne będzie wykazanie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów doboru pracownika / pracowników do zwolnienia. W razie braku wskazania w wypowiedzeniu umowy o pracę kryteriów doboru pracownika do zwolnienia, sąd pracy może uznać, że pracownik nie miał możliwości poznania faktycznych przesłanek stojących za jego zwolnieniem z pracy, przez co wypowiedzenie nie zostało należycie uzasadnione – co może skutkować odpowiednio przywróceniem pracownika do pracy lub zasądzeniem na jego rzecz odszkodowania za niezgodne z prawem wypowiedzenie mu umowy o pracę.
Monika Kolasińska, radca prawny
Kancelaria Sadkowski i Wspólnicy
